Faktura personnummer

Ett personnummer anses utgöra en personuppgift, vilket gör att personuppgiften ska hanteras i enlighet med GDPR och annan kompletterande lagstiftning i nationell rätt. Hantering av personnummer kan förekomma på olika sätt. De kan behandlas exempelvis i mail, lönerapporter, anställningsavtal eller sjukdomsrelaterade dokument. Något som en kanske inte vet är att ett personnummer anses utgöra en integritetskänslig uppgift, även kallad en extra skyddsvärd personuppgift. I detta blogginlägg går vi igenom när personnummer får behandlas och hur dessa ska behandlas i enlighet med gällande rätt.

Varför kräver personnummer särskild hantering?

Personnummer regleras inte särskilt i GDPR, men GDPR lämnar vissa områden öppna för EU-länderna att själva reglera. I Sverige har vi valt att genom dataskyddslagen göra personnummer och samordningsnummer till personuppgifter som är extra skyddsvärda. Det innebär att personnummer måste behandlas på ett särskilt sätt och att där finns fler krav för att utföra en behandling som innehåller personnummer lagligt. Dessa krav gäller utöver de regler som ställs upp för ”ordinära” personuppgifter.

•

Personnummer på fakturor &#; vad gäller?

För att inte bryta mot Dataskyddsförordningen (GDPR) ska vi inte använda fullständiga personnummer på fakturor. Detta vill Inköp och upphandling informera om med anledning av att både ramavtalsleverantörer och beställare har ställt frågan.

Använd personnummer om:

1. det finns samtycke
2. det är motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen
3. det är av vikt för en säker identifiering eller
4. det finns något annat beaktansvärt skäl.

Bedömning i varje enskilt fall

En bedömning ska göras i varje enskilt fall om du får använda dig av personnummer på fakturor. Rekommendationen är att du så långt det är möjligt använder dig av kund- eller referensnummer istället. En möjlig åtgärd är också att ta bort de fyra sista siffrorna i personnumret, eftersom det då inte räknas som ett personnummer.

Det är personuppgiftsansvarig i din organisation som ska göra bedömningen om din verksamhet får använda er av personnummer på fakturor och varje personuppgiftsansvarig bör också dokumentera sin bedömning.

Har du frågor?

Kontakta dataskyddsombudet/personuppgiftsansvarig i din organisation.

•

För enskild firma är organisationsnummer ditt personnummer

I det denna plats inlägget går vi igenom organisationsnummer till olika bolagsformer ( enskild firma), samt förklarar vad en momsregistreringsnummer innebär och hur det existerar uppbyggt.

Vad existerar organisationsnummer?

Organisationsnummer fungerar som identitetsbeteckning för juridiska personer (företag, bolag, föreningar och vissa andra organisationer), på motsvarande sätt ifall personnumret fungerar som identitetsbeteckning för fysiska personer.

Organisationsnummer på grund av enskild firma

Med enskilda firma använder sig av innehavarens (den fysiska personens) personnummer som organisationsnummer i samt med för att innehavaren existerar personligt ansvarig för företagets åtaganden samt skulder. Företagets organisationsnummer måste ständigt framgå vid fakturor eftersom det används för för att identifiera enstaka juridisk person av svenska myndigheter och andra organisationer.

Organisationsnumret existerar unikt till vare bolag och består av 10 siffror samt ett skiljetecken enligt formatet ÅÅMMDD-XXXX. Den sista siffran existerar en kontrollsiffra som används för för att kontrollera person- eller organisationsnumrets giltighet.

Organisationsnummer anger bolagsform

Man är kapabel ock